Application de relance des impayés et de recouvrement sur mesure
Relancer chaque facture au bon moment et garder l'associé dans la boucle avant l'escalade
YoungData développe votre application de relance des impayés et de recouvrement, construite sur votre facturation et votre comptabilité : détection à l'échéance, relance graduée selon l'ancienneté et le montant, information de l'associé référent avant chaque escalade, et suivi de l'encours et de la balance âgée par client. Le délai moyen de règlement se réduit parce que les relances partent réellement, et l'associé garde la main sur les comptes clés. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Déclencher la relance sans y penser et réduire le délai de règlement
Quatre effets constatés dans les cabinets dont YoungData a construit le circuit de relance des impayés.
La relance part au cinquième jour, pas au troisième mois
La détection à l'échéance et le premier rappel sont automatiques, avec le relevé des factures concernées. Une facture relancée tôt se règle ; la même facture relancée au troisième mois se négocie.
L'escalade est graduée et connue de l'associé
Rappel, relance, relance ferme, mise en demeure, chaque étape selon le montant et l'ancienneté ; l'associé référent est informé avant chaque escalade et peut suspendre pour un compte clé, décision tracée.
La promesse de paiement est datée et suivie
La réponse du client, promesse de paiement, contestation ou demande de pièce, est qualifiée et met le dossier à jour ; une promesse non tenue relance à sa date, et un client déjà en contact n'est pas relancé à tort.
L'encours et la balance âgée se lisent par client
Encours, factures échues par tranche d'ancienneté et délai moyen de règlement constaté, par client et par associé. Un client qui allonge ses délais d'un trimestre à l'autre ressort avant l'impayé.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur la relance des impayés
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour l'administration des ventes des sociétés de services : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Les impayés se perdent faute de relance, pas de fermeté. Automatiser le déclenchement change davantage le délai de règlement que durcir le ton des courriers.
L'associé doit rester dans la boucle. Une relance envoyée à son insu sur un compte clé peut coûter bien plus cher que la facture concernée.
Les réponses des clients sont qualifiées. Un modèle Azure AI Foundry lit la réponse au mail de relance, promesse de paiement avec sa date, contestation, demande de pièce, et met le dossier à jour, ce qui évite de relancer un client qui a déjà répondu.
Ce cas d'usage relève du responsable ADV et complète les autres chantiers du secteur des services professionnels. Parmi les clients de YoungData : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur la relance des impayés
Quelles étapes prévoir dans une relance graduée ?
Un rappel courtois à l'échéance, une relance à quinze jours avec le relevé des factures échues, une relance ferme à trente jours qui annonce les pénalités, puis une mise en demeure, chaque étape adaptée au montant et à l'ancienneté. Vos écrans envoient les deux premières automatiquement et soumettent les suivantes à l'associé référent, qui peut suspendre pour un compte clé.
Comment distinguer un impayé d'un litige sur la prestation ?
Une réponse du client qui conteste les jours, le périmètre ou la qualité bascule le dossier en litige, sort la facture du circuit de relance automatique et la confie au chef de mission et à l'associé. Un impayé sans contestation reste en relance graduée. Les deux se lisent séparément dans l'encours, car ils n'appellent pas la même réponse.
Quelles pénalités de retard et indemnités peut-on réclamer ?
Les conditions générales et le contrat fixent le taux des pénalités de retard, et la loi prévoit une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros par facture en retard entre professionnels ; vos écrans les calculent et les mentionnent dans la relance ferme. Les appliquer ou non reste une décision commerciale de l'associé, mais les mentionner accélère souvent le règlement.
Comment suivre le délai moyen de règlement et la balance âgée ?
Le délai moyen de règlement se calcule par client et pour le cabinet, sur les factures encaissées des douze derniers mois ; la balance âgée classe l'encours par tranche de retard, à échoir, moins de trente jours, trente à soixante, plus de soixante. Vos écrans les affichent chaque semaine, et l'évolution du délai d'un client d'un trimestre à l'autre déclenche une alerte.
Quand passer au recouvrement contentieux ?
Quand la mise en demeure est restée sans effet et que l'associé a validé l'escalade : le dossier complet, contrat, bon de commande, factures, procès-verbaux de livraison et historique des relances, est transmis en quelques minutes au conseil ou à la société de recouvrement. Le montant et l'ancienneté au-delà desquels l'escalade est proposée sont fixés au cadrage.
Comment relancer un client public ou un grand compte avec un portail ?
Pour un client public, la relance vérifie d'abord le statut du dépôt sur le portail de facturation et le service fait, car l'impayé vient souvent d'une facture rejetée ou non validée ; pour un grand compte, la relance s'adresse à la comptabilité fournisseurs avec le numéro de commande, en copie de l'acheteur. Vos écrans portent le circuit propre à chaque client.
Des impayés à relancer systématiquement ?
Quarante minutes pour cadrer votre circuit de relance des impayés, sans engagement.
