Application de suivi des contrats et des avenants sur mesure pour le conseil
Rendre les conditions du contrat lisibles par ceux qui doivent les appliquer et signaler la mission sans avenant
YoungData développe votre application de suivi des contrats et des avenants, construite sur vos contrats de mission : conditions financières, modalités et échéancier de facturation, clauses de refacturation des frais, indexation, échéances et tacite reconduction, saisies en champs structurés et rattachées à la mission. L'administration des ventes et les associés retrouvent en quelques secondes ce qui a été signé, et une mission prolongée sans avenant est signalée avant la facture. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Structurer chaque contrat et signaler la mission prolongée sans avenant
Quatre effets constatés dans les cabinets dont YoungData a construit le suivi des contrats.
Les conditions sont en champs, pas seulement dans le PDF
Montant, mode de facturation, délai de règlement, refacturation des frais, indexation, échéances, en champs structurés lus depuis le contrat signé. L'administration applique les conditions sans rouvrir le document.
La mission prolongée sans avenant est signalée
Date de fin ou budget de jours dépassés sans avenant signé : l'associé et l'administration sont prévenus avant la facture suivante, pas au moment du litige. L'avenant se rattache au contrat avec ses nouvelles conditions.
L'échéance et la tacite reconduction sont anticipées
L'alerte part à l'associé avant le préavis de dénonciation, ce qui laisse le temps de renégocier ou de préparer la fin de mission. Les contrats reconduits sans revue depuis des années ressortent.
La clause de refacturation est appliquée à la facture
Frais refacturables, plafonds, justificatifs exigés et indexation des tarifs passent du contrat à la proposition de facturation sans ressaisie. Une clause négociée puis oubliée ne coûte plus ce qu'elle devait rapporter.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur le suivi des contrats
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour l'administration des ventes des cabinets de conseil : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Le contrat doit être lisible par l'administration. Les conditions essentielles sont saisies en champs structurés, pas seulement présentes dans le document signé.
L'avenant est aussi important que le contrat. Une mission prolongée sans avenant expose le cabinet, et c'est un oubli fréquent dans les organisations manuelles.
Les contrats signés sont lus. Un modèle Azure AI Foundry extrait du PDF signé le montant, le délai de règlement, les clauses de refacturation et d'indexation, les dates et la reconduction, et pré-remplit les champs pour validation par l'administration.
Ce cas d'usage relève du responsable ADV et complète les autres chantiers du secteur des services professionnels. Parmi les clients de YoungData : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur le suivi des contrats
Quelles conditions d'un contrat de mission faut-il structurer ?
Le montant ou le taux journalier, le mode de facturation, forfait par jalons, régie mensuelle, abonnement, le délai de règlement, la clause de refacturation des frais, l'indexation, la date de fin et la reconduction, le numéro de commande exigé et les pénalités éventuelles. Une dizaine de champs suffisent ; vos écrans les rendent lisibles par l'administration sans rouvrir le document signé.
Comment gérer un contrat cadre et ses bons de commande ?
Le contrat cadre porte les conditions générales négociées, tarifs, délais, clauses, et chaque bon de commande ou ordre de mission s'y rattache avec son montant, sa durée et son numéro. Vos écrans suivent le consommé du cadre, alertent quand le plafond approche ou quand une mission démarre sans bon de commande, et la facturation hérite des conditions du cadre.
Comment suivre les avenants de prolongation et de périmètre ?
Une mission dont la date de fin ou le budget de jours est dépassé sans avenant signé est signalée à l'associé et à l'administration avant la facture suivante ; l'avenant, prolongation, jours supplémentaires ou changement de périmètre, est rattaché au contrat avec ses nouvelles conditions. L'historique des avenants par client montre ceux qui redemandent régulièrement hors périmètre.
Comment appliquer l'indexation des tarifs prévue au contrat ?
Chaque contrat porte sa clause d'indexation, indice de référence, date d'application, formule, et vos écrans calculent le nouveau tarif à l'échéance, préparent le courrier d'information au client et mettent à jour les conditions de facturation. Une indexation oubliée est un chiffre d'affaires perdu chaque mois ; l'écart entre le tarif indexé et le tarif facturé se lit par contrat.
Comment gérer les échéances et la tacite reconduction ?
Chaque contrat porte sa date de fin et sa clause de reconduction, avec le préavis de dénonciation ; l'alerte part à l'associé avant le préavis, ce qui laisse le temps de renégocier ou de préparer la fin de mission. Les contrats reconduits tacitement sont suivis à part, car ce sont souvent ceux dont les conditions n'ont pas été revues depuis des années.
Qui peut consulter les contrats et leurs conditions ?
L'administration des ventes et la direction voient tout ; chaque associé et chaque chef de mission voient les contrats de leurs missions, avec les conditions financières, et les consultants voient le périmètre et les livrables attendus sans les montants si vous le décidez. Les droits suivent l'affectation, et la consultation d'un contrat est tracée pour les documents sensibles.
Des contrats à rendre exploitables ?
Quarante minutes pour cadrer votre suivi des contrats et des avenants, sans engagement.
