Application de validation des factures fournisseurs sur mesure pour le BTP
Rapprocher chaque facture de sa commande et de sa réception avant de la payer
YoungData développe votre application de validation des factures fournisseurs, construite sur vos seuils de délégation : la facture reçue par courriel ou en PDF est lue automatiquement, rapprochée de la commande et de la réception chantier, validée au bon niveau selon le montant, imputée au chantier concerné, puis transmise à la comptabilité. Les écarts de prix ou de quantité partent dans une file de traitement tracée. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Payer les factures rapprochées et traiter les écarts avant le règlement
Quatre effets constatés dans les entreprises de construction dont YoungData a construit le circuit de validation des factures.
La facture est rapprochée automatiquement
Commande, réception chantier et facture confrontées ligne par ligne, quantité et prix. Les écarts remontent dans une file de traitement, et le reste passe sans intervention jusqu'à la comptabilité.
La validation suit vos seuils
Chaque montant part au bon niveau, conducteur de travaux, chef d'agence ou direction, avec délégation automatique en cas d'absence. Plus de facture bloquée par un congé, et plus d'escompte perdu pour un bon pour accord en retard.
Les relances partent seules
Une validation en attente relance son destinataire à l'échéance fixée, puis son responsable. Le délai de traitement devient mesurable par étape et par personne, et le délai de paiement fournisseur se tient.
L'imputation chantier est fiable
Chaque facture porte son chantier, son lot et son poste de coût dès la commande, ce qui alimente directement le suivi de marge et les factures non parvenues de la clôture. Plus de facture imputée au forfait sur le mauvais chantier.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur la validation des factures
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les circuits de validation des entreprises de construction : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
YoungData automatise ce qui est stable, pas tout. Les factures conformes passent seules ; les écarts restent traités par une personne, tracés, et un modèle Azure AI Foundry lit la facture reçue en PDF pour en extraire fournisseur, commande, montant et lignes.
Le rapprochement suppose une réception. Si la réception chantier n'existe pas, elle se crée d'abord sur le téléphone du conducteur de travaux ; c'est la condition, et elle se cadre dès le premier appel.
Votre outil comptable garde sa place. Vos écrans préparent, rapprochent et valident ; la comptabilisation et le paiement restent dans votre logiciel, alimenté automatiquement.
Ce cas d'usage relève du contrôleur de gestion travaux et complète les autres chantiers du secteur BTP. Parmi les clients de YoungData : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur la validation des factures fournisseurs
Comment se fait le rapprochement entre commande, réception et facture ?
La commande porte les lignes, quantités et prix négociés ; la réception chantier, saisie par le conducteur de travaux, confirme ce qui est arrivé ; la facture est lue et comparée ligne par ligne aux deux. Quantité, prix unitaire et total sont contrôlés avec une tolérance que vous fixez ; au-delà, la facture part dans la file des écarts.
Que se passe-t-il en cas d'écart de prix ?
La facture part dans une file d'écarts, avec le détail du rapprochement : prix commandé, prix facturé, quantité reçue. L'acheteur ou le conducteur de travaux traite l'écart en un clic, acceptation, demande d'avoir ou litige fournisseur, et chaque décision est tracée. Les écarts récurrents d'un fournisseur ressortent dans le tableau de bord avant la renégociation.
Peut-on traiter les factures reçues par mail ?
Oui. Les factures arrivent dans une boîte dédiée, sont lues automatiquement, PDF ou image, et entrent dans le circuit sans saisie : fournisseur, numéro, date, montant et lignes sont extraits et rapprochés de la commande. Une facture illisible ou sans numéro de commande part vers une personne pour complément, avec la pièce jointe d'origine conservée.
Comment fixer les seuils de validation des factures ?
Par montant et par nature : une facture de matériaux inférieure au seuil convenu et conforme à la commande passe sans validation humaine ; au-dessus, elle part au conducteur de travaux, puis au chef d'agence ou à la direction selon les paliers de votre délégation de pouvoirs. Les seuils se règlent dans le paramétrage, sans développement, et chaque changement est tracé.
Les factures de sous-traitance suivent-elles le même circuit ?
Oui, avec un rapprochement différent : la situation du sous-traitant est comparée à l'attachement signé et aux constats du suivi terrain, pas à un bon de livraison. La retenue de garantie et les pénalités de non-conformité s'appliquent avant validation, et la facture n'est payée que si les documents de vigilance de l'entreprise sont à jour.
Comment le circuit de validation alimente-t-il la marge par chantier ?
Chaque facture validée porte son chantier, son lot et son poste de coût depuis la commande, et chaque réception non encore facturée compte comme un engagement. Le tableau de bord de marge reçoit donc les achats au jour de la réception, pas au jour de la comptabilisation, et les factures non parvenues de la clôture sont déjà connues.
Un circuit de facture à fluidifier ?
Quarante minutes pour cadrer votre validation des factures, sans engagement.
